Как создать корпоративную почту со своим доменом

Автор: Максим Димура

Корпоративная электронная почта - это e-mail сервис Вашей компании на который можно принимать и с которого можно отправлять электронные почтовые сообщения, обмениваться вложенными файлами. Главным отличием корпоративной почты от частной электронной почты является то, что в адреса пользователей после символа “@” имеют адрес Вашего корпоративного сайта, например: office@site2b.com.ua

Зачем нужна корпоративная почта бизнесу?

Действительно, в XXI веке множество крупных компаний, таких как Google, Яндекс, Bigmir, Ukr.net и прочие предлагают на абсолютно бесплатной основе свои почтовые сервисы достаточно высокого качества и с высоким уровнем безопасности и СПАМ-фильтрами.

У каждого пользователя интернет есть свой электронный ящик, поэтому при приеме на работу сотрудника , можно предложить ему, чтобы он его и использовал для деловой переписки, почем нет. Но в таком случае есть риск, что клиенты или подрядчики будут получать от имени Вашей компании рабочие письма от отправителя: princess91@ukr.net или boss-tankov666@i.ua или еще более странных адресов.

Не солидно

При этом даже если адрес почты более нейтральный (например, m.ivanov@gmail.com), в деловой переписке - это также нежелательно. Если необходимо написать какое-то гарантийное письмо, то с адресом бесплатного сервиса оно не будет воспринято должным образом, не будет иметь никакого веса. В отличие от ситуации, когда такое письмо приходит с корпоративного адреса, где фигурирует домен Вашего корпоративного сайта.

Но имиджевые потери при использовании е-маил адресов бесплатных сервисов - это только часть проблемы. Вторая ее часть - это безопасность и контроль

При использовании личных e-mail адресов:

  • вся база контактов клиентов и/или подрядчиков автоматически сохраниться в контактах личной почты Вашего сотрудника и “уйдет” из Вашей компании вместе с ним.
  • контроль рабочей переписки будет затруднен или вообще невозможен.
  • в случае болезни или увольнения сотрудника, передача коммуникации с контрагентами, также будет затруднена или невозможна.
  • При использовании корпоративной почты, владелец домена имеет абсолютный контроль над всеми почтовыми ящиками и может легко менять к ним доступы, просматривать переписки.

    Таким образом очевидно, что использование корпоративной почты для деловой переписки с контрагентами обязательна для любого бизнеса.

    Как сделать корпоративную почту на домене компании?

    Для того чтобы настроить корпоративную почту на своем домене, необходимо следующие:

    • собственно домен
    • сервер на на котором будет хранится вся переписка и работать почтовая программа
    • почтовая программа, через которую собственно, можно будет производить переписку.

    Существует, несколько способов:

    1. Собственный сервер - это довольно традиционный способ, который использовали компании в и 00х и 10х годах. Это когда в офисе выделялась целая комната под названием “Серверная” в которой размещалось дорогостоящее оборудование, а для управление данным оборудованием нанимался отдельный сотрудник - системный администратор, задачей которого - обеспечение корректной работы вверенного сервера. Как видно из описания, способ довольно дорогостоящий, благо на сегодняшний день есть большое кол-во альтернатив.
    2. Аренда облачного сервера. Данная услуга - это, собственно, аренда части мощностей, описанного выше оборудование и части рабочего времени системных администраторов, за счет чего компания может существенно экономить. Для организации корпоративной почты от владельца домена требуется только выбрать тарифный план компании, предоставляющей данную услугу и подключить домен к данному серверу через соответствующие настройки домена.
    3. Аренда облачного сервера
    4. Использование почтовой программы на хостинге сайта. Довольно часто хостинг-провайдеры, предоставляющие хостинг для корпоративных сайтов предоставляют опцию почты. зачастую это бесплатно, но как правило объем дискового пространства не большой, что не позволяет сохранять переписки, а почтовые программы могут быть довольно устаревшими. Такое решение подходит для маленьких компаний от 1-5 чел.
    5. почтовая программа на хостинге сайта
    6. Сервисы Gmail и Яндекс. Да-да, Gmail и ЯндексПочта предлагают услуг подключения домена своего сайта к их почтовым системам. На мой взгляд -это самый оптимальный вариант организации корпоративной почты на своем домене.

      Google и Яндекс - это компании с многомиллиардной капитализацией, что позволяет им использовать самые передовые технологии и нанимать в свой штат лучших специалистов.

      Логично предположить, что их IT-продукты являются наиболее качественным: почтовые программы наиболее современными, а сервера наиболее надежными. Более того, ЯндексПочта предоставляет до 500 почтовых ящиков в домене своего сайта бесплатно! К сожалению, продукты данной компании запрещены в Украине. Что касается Gmail, то условия предоставления их сервиса - 5 долларов за один аккаунт в месяц или 50 долларов в год. Не самые большие деньги, но если почтовых ящиков требуется большее кол-во это может вылиться в существенные расходы.

      Сервисы Gmail и Яндекс Одним из минусов данного решения является, то что эти компании даже не скрывают, что индексируют е-маил переписку своих пользователей, в том числе и корпоративных. Поэтому, если сфера вашего бизнеса связана с супер секретными коммерческими тайнами, то использование данных сервисов не желательно и для Вашей компании подойдет только 1й вариант - собственный корпоративный сервер.

В этой статье я решил не вдаваться в технические подробности SMTP IMAP - серверов и MX-записей доменов (этой информации немало в интернете), а рассмотреть просто возможные варианты наиболее оптимальной организации корпоративной почты.

Что касается нашей компании BUSINESSSITE, то мы используем только один единственный почтовый ящик - это очень удобно для наших клиентов, так как им нет необходимости задумываться на какой адрес им следует написать по тому или иному вопросу.

Распределение писем среди сотрудников происходит через CRM-систему, которая в зависимости от адресата, уведомляет о получении письма соответствующего сотрудника, за которым закреплен клиент. Кроме удобства для клиентов, это также позволяет полностью контролировать рабочую переписку, а в случае увольнения сотрудника, он просто отключается от CRM и теряет доступ к почте, а его переписка сохраняется и новый сотрудник может очень быстро войти в курс всех дел по тому или иному клиенту.

Тема о настройке почты и CRM-системы очень большая и, возможно, требует отдельной статьи. Ну, а этой статьей, надеюсь мне получилось раскрыть вопрос: как все же можно настроить корпоративную почты на домене своего сайта

Максим Димура
Автор Максим Димура
Уважаемый пользователь! C целью предоставления наиболее актуального контента, наш сайт использует файлы cookie. Продолжая взаимодействие с нашим сайтом, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie нами.
Принять
Получите скидку -15%
Заполните эту форму